Возврат товара поставщику — обычная операция для розничного и оптового бизнеса, но её документальное оформление часто делают небрежно, полагаясь на устную договорённость с поставщиком. Это создаёт проблемы при последующей сверке.
Почему важно правильное оформление
Без корректно оформленных документов возврат сложно отразить в учёте так, чтобы он совпадал с данными поставщика. При расхождении в позициях сторон по сумме или количеству возвращённого товара разбираться постфактум значительно сложнее, чем при наличии чёткого документа на момент операции.
Основание для возврата
Причина возврата — брак, пересортица, несоответствие условиям договора — должна быть зафиксирована документально: актом, претензией или иным документом, который обе стороны подписывают в момент обнаружения проблемы, а не спустя время по памяти.
Какие документы оформляются
Обычно возврат сопровождается актом о выявленных недостатках или актом возврата, а также корректировочными документами от поставщика. Устные договорённости о том, что «поставщик просто пришлёт замену», без документального оформления самой операции возврата создают риски для обеих сторон.
Что делать, если поставщик тянет с оформлением
Если поставщик задерживает подписание документов, стоит фиксировать переписку с датами обращений — это может пригодиться, если ситуация перерастёт в спор. Не стоит проводить возврат в учёте только на основании устной договорённости без подтверждающих документов от второй стороны.
Как избежать проблем в будущем
Разумно заранее прописать в договоре с поставщиком порядок оформления возвратов: сроки, перечень необходимых документов, ответственных лиц с каждой стороны. Это экономит время при возникновении реальной ситуации и снижает вероятность разногласий по каждому конкретному случаю.